卫生局档案归档、查阅制度为了加强档案管理工作,积累丰富的档案史料,有效地保护和利用档案,根据《档案法》、《档案法实施办法》和有关文件精神,特制订我局归档、查阅制度。
归档范围凡是卫生局在各项活动中形成,经过办理完毕,具有查考和利用价值的文件材料、电报、电话记录、声像、会议记录;本局编印的出版物原稿、图表等均属归档范围;
归档时间符合归档范围内的文件材料,各科室应于次年一季度内移交档案室,由档案人员在六月底以前完成整理归档工作。其中:科研项目文件在完成并鉴定后,及时移交科研项目文件材料;大型设备材料完成安装、调试后,及时移交;
归档要求
1、应归档的文件材料需经过档案室检查,验收入合格后方能办理手续。移交时,档案人员与移交者当面清点份数,在移交清单上签字;
2、应归档的文件材料收集齐全、完整;
3、立卷要保持文件材料之间的历史联系,区分保存价值,分类整理;
4、准确划定案卷的保管期限,便于保管、利用。
档案资料的查、借阅
1、各科室可直接到档案室查阅本科室形成的档案;
2、凡属本科室工作范围需要,各科室可直接到档案室查阅中央、国务院、省、市委及政府文件;
3、需查阅非本科室形成的档案资料,应经主办科室领导或主管人员同意后方能借、查阅;
4、外单位或局属单位来我局查阅档案,必须持单位介绍信,经有关科室或办公室负责人同意后方可查阅,但不能将档案资料借出机关。
5、凡借、查阅档案资料,要遵守档案室有关规定。注意保持档案的整齐、清洁,不得随意撤卷、损坏、勾画、涂改,以保证档案的完整与安全;
6、严守机密,做到谁借谁用,不得随意转让他人传阅,未经批准不得擅自摘抄、复制。
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