H物业公司档案管理制度为了系统完整地保存分公司在经营管理服务活动中形成的各种资料档案的管理,特制定本制度。
一、档案资料的归档管理归档范围分公司在物业管理活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等,由行政部负责归档。
在工作中形成的图纸、说明书等由工程部负责归档。
各部门在专门业务活动中形成的各种专项档案,如:会议档案、声像档案、合同档案、审计档案等,由行政部负责归档。
员工登记表、体检表、培训记录、考核成绩、有关证书复印件等员工档案,由行政部负责归档。
财务档案按《财务管理规定》的范围归档,由行政部负责。
归档要求归档的书面文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。
归档的电子文件需排版整齐;
字体一般是宋体,标题三号字,正文四号字;
语言通顺,文字输入正确无误。
归档的文件材料要完整齐全。
归档的书面文件必须是原件,电子文件为最终使用件。
案卷题名应确切反映卷内文件内容。
归档时间文书档案在第二年上半年内归档。
员工档案及时归档。
财务档案按季度归档。
归档份数各类书面文件材料一般归档一式一份;
电子文件一般归档一式三份。
重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。
不归档文件材料的范围重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。
上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。
未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次校对稿。
从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。
参加非主管单位召开的会议,不需贯彻执行或无查考价值的文件材料。
非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。
下级单位送来参阅的简报、情况反映和不应抄报不必备案的文件材料。
各部门主任要对本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。
二、档案资料的保管分公司档案资料由行政部统一管理,其他各部门档案资料均由各部门自行管理。
存放文书档案要有专用柜架,在排放上应按照类别和时间的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
存放电子文件应有专用硬盘分区或专用文件夹;
在保存电子文件时,按照类别和部门的不同分别存入不同名称的下级文件夹中。
文件夹名称应能简洁、清晰地反映所存文件的类别或所属部门。
存放文件的软盘或光盘上必须贴有标签,以方便查询。
底图除修改、送晒外,不得外借。
修改后的底图入库,要认真检查其修改、补充情况。
底图存放以平放为宜。
存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。
必要时采取复制、拷贝。
每半年定期进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作,做到账册相符,对破损或载体变质的文书档案,要及时进行修补和复制,文书档案发霉或虫害要及时消杀;
对于出现损坏的电子档案也要及时拷贝、另存。
行政部需做好档案资料室的防盗、防火、防虫等安全设施。
三、档案资料借阅管理分公司所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。
员工查阅档案,须办理登记手续,并报所在部门主任批准。
查阅分公司档案须报行政部主任批准。
在借阅档案时应做到以下几点办理登记手续,定期归还。
要爱护档案,不得丢失。
所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写。
借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案员和借阅者当面核对清楚。
档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。
借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。
调离分公司的工作人员,必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
四、档案鉴定和销毁档案鉴定工作由各部门领导自行组织进行;
日常档案的鉴定工作由行政部负责。
鉴定的主要项目有档案保管期限表。
对到期档案提出存、毁意见。
确定保管期限原则对本部门有长远利用价值并能反映部门职能活动和历史面貌的档案应永久保存。
凡是在一定时间有利用的档案分别为长期或短期保存。
鉴定工作应该定期进行。
档案通过鉴定,要求达到划定保管期限准确,保管质量达到标准规定。
鉴定中发现档案不准确、不完整,部门主任应及时责成有关人员负责修改、补充。
销毁档案的程序经鉴定列出需销毁的各种档案清单和销毁的报告,经部门领导审批后由各部门实施。
销毁清单及报告应归档。
分公司的档案销毁必须经分公司经理批准。
档案销毁时,由部门派二人以上进行监销并在销毁清单上签名。
销毁档案时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对部门造成损失的,将根据国家有关规定进行处理。
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