公司办公用品管理制度
1目的及适用范围
厉行节约,杜绝浪费,物尽其用;
公司所有办公用品的申购、领用、发放等相关事项均适用于本办法;2管理组织
公司行政部负责公司办公用品、耗材的采购、保管、发放、费用分摊及报销
各部门根据行政部领用标准提报并领取使用;3管理内容
办公用品的申请
各部门指定专人负责办公用品及耗材管理,在每月5日前根据本部门需要及《部门办公用品金额标准》,填写《办公用品—月领用申请单》,经过部门领导同意后,转行政部。其中《部门办公用品金额标准》由各公司根据当地情况自行确定,报行政总监批准。
行政部资产管理专员根据个人办公领用标准及办公用品库存情况,确认各部门领用数量,填写《办公用品需求汇总单》,报行政总监同意后,转采购专员组织采购进货。
办公用品购置
采购专员购买到位后组织验收,办理入库手续,填写《入库单》。
办公用品原则上由行政部统一采购。
财务专用办公用品由财务部自行执行采购,但申购、入出库手续必须遵守行政审批规定。
办公用品的入库
资产管理专员根据《入库单》所列物品与所需采购物品核对,并清点入库,填写《办公用品库存台帐》。
资产管理专员应每月对库存办公用品进行盘点,做到帐物相符。
办公用品的领用保管
.1资产管理专员在入库完成后,联系各部门办公用品领用人领取。
.2属于需临时支领的办公用品,行政部按定额标准核定后领取,办理出库手续,填写出库单。
.3对于大件器具类办公用品,行政部应本着多人合用原则组织领用;同时确定使用人。
.4如因工作调动或离职,须按公司规定将个人保管的所有办公用品全部交回行政部,需要本部门继续留用的,确定使用人报行政,便于行政跟踪办公用品的使用情况。
机器耗材管理
.1耗材、配件申请领用同办公用品,可在每月《办公用品——月领用申请单》中的填写。
.2计算机配件如键盘、鼠标等出现故障需要更换的,确认不能维修的,可到行政部办理领用手续,并将已坏配件归还行政部。
.3对于打印机、传真机耗材,各部门应本着节约原则,提前作出需求计划,通知行政部;同时行政部作为管理部门,应对相应耗材的使用情况有详细了解,对于常用、耗费量大的物件作合理库存。
.4资产管理专员对以上机器耗材同时也应建立台帐进行管理。
办公用品及耗材的盘点及费用分摊
.1资产管理专员每月末应对库存物品进行盘点,保证库房物品帐务相符。
.2资产管理专员在每月30日前应对办公用品、耗材按各部门领用情况,将费用分解到各部门,进行费用核定,填写《办公用品、耗材报表》,明确各部门费用。同时行政部将《办公用品、耗材报表》中的各部门费用抄送各部门负责人。
库房管理:库房物品必须摆放整齐,非库房人员,未经许可不得进入库房。
报销:行政部采购人员以《物品申购单》、《入库单》、《办公用品、耗材报表》作为报销依据进行报销。
相关说明
.1对于不能按时提报办公用品月度申请表的部门,行政部有权认为该部门当月无办公用品申请,不予采购相应用品。
.2部门申请金额超过计划标准,行政部有权取消相应金额的申请数量。4附表
《部门办公用品金额标准》
《办公用品——月领用申请单》
《办公用品需求汇总单》
《入库单》
《办公用品库存台帐》
《办公用品、耗材报表》
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