物业管理部文件管理制度
第一条 总则
为确保文件管理正常、顺利进行,促进公司管理工作的效率,特制定本办法。
所谓”文件”,是指业务工作上往来公文、函、报告、请示、会议纪要、规定、报表等。
文件的收发、领取与寄送由行政部负责。
第二条 文件的类别绝密。
指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文件。
秘密。
指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文件。
机密。
指不宜向公司以外人员透露内容的文件。
普通。
指非机密文件。
第三条 外来文件的收发及处置外来文件全部由行政部接收,在《外来文件收发簿》中登记,填写《文件处理标签》由总经理批示后,下发相关部门处理,行政部在处理时按下列要点处置。
一般文件予以启封,分送各部门。
私人文件不必开启,直接送收件人。
分送各部门的文件若有差错,必须立即退回行政部。
普通文件的处理原则
由部门负责人以上人员负责对文件进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理,或者由其指定下属对文件进行具体处理。
如果遇到重要或异常事项,必须及时与上一级主管取得联系,按上级指示办理。
各种有关联的事项,必须与各部门商议后方能予以处置。
机密文件的处理原则
机密文件原则上由责任者或当事者自行处理。
指名或亲启文件,原则上应在封面上注明文件所涉及事项的要点和发文者姓名,并由发文者封缄。
到达的指名或亲启文件,原则上由文件上所指明的部门负责人或个人开启,其他人不得擅自启封。
如果某主管在职务上有权替代来件所指名者,不受本条规定的约束。
第四条 内部文件的制发
各部门因工作业务需要下发文件时,由部门拟订文件交行政部,由行政部统一格式编号拟定《文件审批表》交相关部门会签,由总经理审批后下发。
文件编号规则
公司文件:涉及公司重大经营决策、规章制度、人事变动等事宜,均以公司文件下发。
编号规则:皖国购司字000号。
总经理办公室文件:临时的通知等以办公室文件下发,编号规则:皖国购办字000号。
会议纪要:凡公司会议形成的重大决定均应以会议纪要形式下发,编号规则为:购纪字000号。
记录表格:各部门使用的纪录表格在初次使用前必须到行政部进行编号,无编号的表格不允许在部门之间流转。
编号规则:Q/GG-____-001流水号部门代码记录前缀例如:行政部代码,物业部代码WY,财务部代码CW,电脑部代码DN等。
文件的受控:为确保下发文件在适用的场所使用和对密级的控制,必须对下发文件进行控制,控制其分发场所。
公司所有下发文件必须有密级标识和文件受控号。
受控章形:
文件下发
需要在使用部门留存的文件必须以纸质文件或电子文件下发,下发时各部门必须在《文件签收簿》签收登记。
不需要在使用部门留存的,在文件正本上附《文件传阅表》交相关部门传阅,文件被阅览后,阅览者必须签字,表示已经阅览完毕。
如有必要,可在《文件传阅表》上填写阅览后的意见。
文件存档
公司的外来文件和内部文件在处置完毕后一个工作日必须交档案室存档,否则将追究相关人员的责任。
各部门指定一名工作人员管理部门的文件,公司下发的文件各部门必须完整保存,行政部将不定期检查各部门文件的使用和保存情况,发现公司机密性文件使用、保存不当或遗失,将追究文件管理人员的责任。
档案管理人员应对每年的文件进行整理,集中封存。
文件查阅
原则上部门查阅文件,应在部门查阅,档案室不接受查阅。
因工作或业务需要,查阅公司机密性文件,应办理文件查阅审批手续后,方可在档案室查阅。
第五条 执行时间此规定自发布之日起执行,由行政部负责解释。
第六条 相关记录
《文件样稿》。
《会议纪要样稿》。
《外来文件收发簿》。
《文件处理标签》。
《文件审批表》。
《文件签收簿》。
《文件传阅表》。
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